Inventarnummern vergeben: ein einfaches Nummernschema
Eine Inventarnummer soll einen Gegenstand eindeutig kennzeichnen – über Jahre, Umzüge und Personalwechsel hinweg. Diese Regeln helfen, ein Schema zu finden, das klein bleibt und trotzdem trägt.
Aufbau: Präfix, Zahl, fertig
Bewährt ist ein kurzer, fester Teil vorn und eine fortlaufende Zahl mit führenden Nullen:
| Beispiel | Aufbau | passt für |
|---|---|---|
INV-0001 | Präfix + 4 Stellen | kleiner Verein, Büro bis einige Hundert Gegenstände |
INV-2026-0001 | Präfix + Jahr der Aufnahme + 4 Stellen | Bestand, der jedes Jahr wächst |
IT-00042, MOB-00042 | Präfix je Bereich + 5 Stellen | getrennte Zuständigkeiten (IT, Möbel, Werkzeug) |
GS-A-0001 | Standort-Kürzel + Bereich + Zahl | mehrere Häuser, wenn Gegenstände selten umziehen |
Im Werkzeug trägst du unter „fortlaufend neu erzeugen“ einfach die erste Nummer ein, z. B. INV-2026-0001. Die Ziffern am Ende zählen hoch, ihre Länge bestimmt die führenden Nullen. Mit der Schrittweite überspringst du Nummern, etwa für Reserven.
Fünf Regeln, die später Ärger sparen
- Nie wiederverwenden. Ausgemusterte Nummern bleiben in der Liste mit Vermerk. Sonst zeigt ein altes Protokoll auf das falsche Gerät.
- Den Standort nicht in die Nummer schreiben, wenn Gegenstände umziehen können. Der Standort gehört in eine eigene Spalte (und darf trotzdem aufs Etikett).
- Genug Stellen einplanen. Vier Stellen reichen bis 9.999 – nimm lieber eine Stelle mehr als nötig, damit die Sortierung in Excel stimmt.
- Verwechselbare Zeichen meiden: kein O neben 0, kein I neben 1 im Präfix, keine Leerzeichen. Bindestriche trennen gut lesbar.
- Nummern als Text speichern. Excel entfernt führende Nullen aus reinen Zahlen; mit Präfix (
INV-0001) oder als Textspalte bleiben sie erhalten.
Nummer im QR-Code oder Link?
Steht nur die Nummer im QR-Code, funktioniert das Etikett unabhängig davon, welche Software ihr später nutzt. Eine Webadresse ist bequemer (Handy öffnet direkt den Eintrag), hängt aber davon ab, dass es diese Adresse dauerhaft gibt. Ein Mittelweg: Nummer in den Code, die Adresse auf eine Seite legen, die ihr selbst verwaltet.
Was in die Inventarliste gehört
Für den Druck reichen Nummer, Bezeichnung und Standort. Für die Verwaltung nützlich sind zusätzlich Seriennummer, Kaufdatum, zuständige Person oder Abteilung und ein Feld für den Zustand („in Nutzung“, „defekt“, „ausgesondert“). Welche Angaben für eure Buchhaltung nötig sind, klärt ihr mit der zuständigen Stelle – dieses Werkzeug druckt nur Etiketten.