Anleitung: Inventaretiketten mit QR-Code drucken

Von der Excel-Liste zum aufgeklebten Etikett in sechs Schritten. Für Vereine, Schulen, IT-Abteilungen und kleine Betriebe, die ihre Gegenstände nummerieren wollen.

1. Inventarliste vorbereiten

Eine Zeile je Gegenstand, die erste Zeile mit Spaltennamen. Bewährt haben sich diese Spalten:

Spaltennamen wie „Inventar-Nr.“, „Gerät“, „Raum“ oder englische wie „Asset Tag“ und „Location“ erkennt das Werkzeug selbst; sonst ordnest du die Spalten von Hand zu. Weitere Spalten (Kaufdatum, Seriennummer) dürfen in der Datei bleiben – sie werden einfach nicht gedruckt.

Speichere die Liste als .xlsx, .ods oder als „CSV UTF-8“. Bei CSV aus älteren Excel-Versionen (Windows-1252) erkennt das Werkzeug die Kodierung, Umlaute bleiben erhalten. Eine ältere .xls-Datei speicherst du vorher als .xlsx.

Noch keine Nummern? Dann wählst du im Werkzeug „fortlaufend neu erzeugen“, druckst die Etiketten und lädst die Nummernliste als CSV herunter. Diese Liste ist der Anfang deiner Inventarliste. Wie man Nummern sinnvoll aufbaut, steht unter Nummernschema.

2. Festlegen, was im QR-Code steht

• Nur die Nummer – der kleinste Code. Eine Inventur-App oder ein Handscanner trägt die Nummer ein, als hättest du sie getippt.
• Webadresse mit der Nummer, z. B. https://inventar.example.org/{Nummer} – das Handy öffnet direkt den Eintrag in eurer Inventarliste oder eurem Ticketsystem. Die Adresse muss es bei euch geben; das Werkzeug setzt nur die Nummer ein.
• Nummer, Bezeichnung und Standort als Text – lesbar mit jeder Kamera-App, ohne Server. Der Code wird größer und braucht mehr Platz.

Je mehr Zeichen im Code stehen, desto mehr und kleinere Module (die schwarzen Quadrate) hat er. Auf kleinen Etiketten ist „nur die Nummer“ deshalb am sichersten lesbar.

3. Etikettenmaß wählen

Breite und Höhe eines Etiketts sowie die Anzahl je Bogen stehen auf der Packung. Für Inventaraufkleber sind kleine Formate üblich, etwa 48,5 × 25,4 mm (40 je Bogen) oder 38,1 × 21,2 mm (65 je Bogen). Steht dein Bogen nicht in der Liste, wählst du „Eigenes Maß …“ und misst mit dem Lineal: Breite, Höhe, Rand oben und links bis zum ersten Etikett, Abstand zwischen den Etiketten.

Bei sehr kleinen Etiketten hilft die Anordnung „QR oben, Text darunter“ oder „nur QR-Code“. Das Werkzeug warnt, wenn ein Modul kleiner als 0,3 mm wird oder der Text nicht passt.

4. Probedruck machen

1. „Kalibrierbogen drucken“ auf normales Papier: Jedes Feld hat einen Rahmen und seine Nummer.
2. Den Ausdruck auf den Etikettenbogen legen und gegen das Licht halten. Sitzen alle Rahmen gleich verschoben, trägst du den Versatz unter „Druckerversatz ausgleichen“ ein.
3. Dann die echten Etiketten mit „Rahmen mitdrucken“ auf Papier drucken und zwei, drei QR-Codes mit dem Handy oder dem Scanner lesen.

Im Druckdialog wichtig: Papier A4, Skalierung 100 % bzw. „Tatsächliche Größe“, Ränder „Keine“, Kopf- und Fußzeilen aus. „An Seite anpassen“ verkleinert alles um einige Prozent – dann passt nichts mehr.

5. Etiketten drucken

Etikettenbogen so einlegen, wie dein Drucker Papier bedruckt (meist Etikettenseite nach oben bei Laserdruckern mit Papierschacht, beim Einzelblatteinzug oft umgekehrt – ein Bleistiftkreuz auf einem Blatt Papier zeigt es). Für angebrochene Bögen gibst du unter „Erstes freies Feld“ an, wo es weitergeht.

6. Anbringen und pflegen

• Etikett an eine glatte, saubere Stelle kleben, die bei der Inventur gut erreichbar ist, und immer an dieselbe Stelle je Gerätetyp (z. B. Unterseite rechts vorn bei Laptops).
• Für Werkstatt, Küche oder Außenbereich gibt es Folien- und Polyesteretiketten; Papieretiketten halten dort meist nicht lange. Achte auf die Druckerangabe der Packung (Laser oder Tinte).
• Ausgemusterte Nummern nicht neu vergeben, sondern in der Liste als „ausgesondert“ markieren. So bleibt jede Nummer eindeutig.